Kính mắt Anna và hành trình tái định hình vận hành với Odoo ERP

Trong vài năm gần đây, thị trường bán lẻ Việt Nam tăng trưởng mạnh, đặc biệt ở các ngành thời trang và phụ kiện. Kính mắt, một mặt hàng từng được coi là thuần y tế, nay đã trở thành món thời trang thiết yếu với các bạn trẻ. Người tiêu dùng hiện đại không chỉ đòi hỏi về chất lượng mà còn kỳ vọng vào trải nghiệm mua sắm hiện đại và đồng nhất trên mọi kênh.

Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của ngành cũng kéo theo nhiều thách thức trong quản trị vận hành, đặc biệt với các cửa hàng vật lý truyền thống. Kính Mắt Anna, một thương hiệu nội địa với tuổi đời 10 năm, cũng không nằm ngoài thách thức đó.

Thành lập từ năm 2015, Kính Mắt Anna với hệ thống hơn 60 cửa hàng trên toàn quốc đã nhanh chóng trở thành một trong những thương hiệu kính mắt phát triển nhanh nhất Việt Nam nhờ vào sự kết hợp giữa sản phẩm chất lượng, thiết kế thời trang và dịch vụ khách hàng tận tâm.

Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, mô hình vận hành trước đây của Anna bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế. Hệ thống công nghệ cũ rời rạc như kế toán, CRM, giao tiếp nội bộ không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành chuỗi bán lẻ quy mô lớn, khiến các hoạt động từ bán hàng, tồn kho, tài chính trở nên kém hiệu quả.

Với quyết tâm chuẩn hóa vận hành và xây dựng nền tảng bền vững cho tương lai, Ban lãnh đạo Kính mắt Anna đã quyết định triển khai hệ thống Odoo ERP - một giải pháp mã nguồn mở mạnh mẽ.

Bài toán yêu cầu phải chuyển đổi: Khi tăng trưởng chạm ngưỡng giới hạn

Trước khi triển khai Odoo, Kính Mắt Anna phải đối mặt với hàng loạt khó khăn có thể kể đến như: Hệ thống khuyến mãi phức tạp không thể tự động xử lý trên phần mềm cũ; dữ liệu phân tán ở nhiều hệ thống, thiếu tính đồng bộ; không có cái nhìn tổng thể về hiệu suất vận hành và tài chính theo thời gian thực; quy trình kế toán bị phân tách, thiếu khả năng kiểm soát.

"Mỗi lần cần tổng hợp doanh thu hay tồn kho, tôi phải chờ nhân viên ghép file Excel từ ba bốn hệ thống khác nhau, rất tốn thời gian và không chính xác", anh Tuân Phạm, CEO Kính Mắt Anna chia sẻ.

Sau quá trình khảo sát kỹ lưỡng, Odoo ERP được lựa chọn nhờ khả năng tích hợp toàn diện, linh hoạt và phù hợp với đặc thù ngành. Đồng hành cùng Anna trong dự án là A1 Consulting - đối tác triển khai Odoo ERP không chỉ am hiểu công nghệ mà còn tư vấn sâu về chiến lược và chuẩn hóa quy trình.

Anh Nguyễn Mạnh Hà - Chủ tịch HĐQT A1 Consulting (bên trái) và anh Phạm Nông Thanh Tuân - Tổng giám đốc Kính mắt Anna (bên phải) trong lễ Khởi động dự án Odoo ERP

Chuyển đổi số không phải cuộc cách mạng, mà là hành trình từng bước vững vàng

Thay vì "đập đi làm lại", đội ngũ A1 Consulting và Ban điều hành Anna đã lựa chọn phương án tiếp cận thận trọng nhưng có chiến lược: chia nhỏ quá trình chuyển đổi số thành các chặng cụ thể, bắt đầu từ những điểm nghẽn rõ ràng nhất trong vận hành hàng ngày.

Một trong những bước đầu tiên được đội ngũ của hai bên tính đến là chuẩn hóa hệ thống bán hàng tại cửa hàng. Những quy trình như tính khuyến mãi, xuất hóa đơn, kiểm tra tồn kho vốn từng phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, nay được số hóa và đồng bộ hóa trong một giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

Ở tầng vận hành sâu hơn, hệ thống tồn kho được kết nối trực tiếp với POS và bộ phận mua hàng, tạo ra dòng chảy dữ liệu liên tục giúp đội ngũ tại trụ sở luôn nắm rõ lượng hàng tồn ở mỗi chi nhánh, lên kế hoạch bổ sung chính xác, giảm thiểu thất thoát và tồn kho chết.

Phía sau hậu trường, các bộ phận tài chính kế toán được hưởng lợi lớn từ việc tích hợp dữ liệu vận hành theo thời gian thực. Các báo cáo tài chính nay có thể truy xuất tức thì theo chuẩn VAS, giúp kiểm soát chi phí và ra quyết định nhanh hơn.

Sau giai đoạn "nắn chỉnh hệ thống trục chính", Anna bắt đầu mở rộng sang các bài toán dài hơi hơn: quản lý khách hàng, chăm sóc nhân viên và xây dựng nền tảng bán hàng đa kênh. Mọi bước đi đều được cân nhắc kỹ về năng lực hấp thụ của đội ngũ và thời điểm thị trường phù hợp. Thậm chí, ngay cả khi dự án đi vào giai đoạn cao điểm mùa Tết, cả hai bên vẫn linh hoạt điều phối lịch đào tạo, hỗ trợ ban đêm để không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Kết quả sau 7 tháng: Từ tinh chỉnh vận hành đến nền tảng cho tăng trưởng

Tháng 5/2025 đánh dấu cột mốc quan trọng khi hệ thống Odoo ERP chính thức vận hành toàn diện tại Kính Mắt Anna. Những thay đổi không chỉ thể hiện qua phần mềm, mà còn ở cách toàn bộ chuỗi vận hành trở nên tinh gọn và minh bạch hơn.

Tại các cửa hàng, trải nghiệm khách hàng được cải thiện rõ rệt nhờ quy trình thanh toán nhanh chóng, khuyến mãi được áp dụng chính xác. Việc kiểm kê và điều phối tồn kho giữa các chi nhánh cũng diễn ra trơn tru, giúp giảm sai lệch dữ liệu và tiết kiệm thời gian xử lý.

Ở cấp độ quản trị, ban lãnh đạo giờ đây có thể theo dõi hoạt động tài chính, vận hành, doanh số, lợi nhuận theo thời gian thực. Các báo cáo được chuẩn hóa và cập nhật liên tục, trở thành công cụ ra quyết định chiến lược thay vì chỉ là "bản tổng kết cuối kỳ".

Quan trọng hơn, Odoo không chỉ phục vụ hiện tại mà còn là nền tảng bền vững cho tương lai: mở rộng chuỗi, tích hợp đa kênh, triển khai loyalty và phát triển hệ sinh thái chăm sóc mắt toàn diện.

"Hơn 7 năm trước, khi mới chỉ có 1-2 cửa hàng, Anna đã ấp ủ một ước mơ: sở hữu một hệ thống phần mềm riêng được thiết kế đúng với nhu cầu và định hướng phát triển của thương hiệu. Hôm nay, ước mơ ấy đã trở thành hiện thực. Một chặng đường dài với biết bao nỗ lực - tất cả nhờ vào Odoo và đối tác triển khai A1 Consulting", anh Tuân chia sẻ.

Anh Phạm Nông Thanh Tuân chụp hình cùng đại diện đội ngũ triển khai của A1 Consulting trong buổi lễ Go-live hệ thống diễn ra vào ngày 12/5/2025

Từ tầm nhìn lãnh đạo đến tinh thần đồng hành nội bộ

Để một dự án chuyển đổi số về đích thành công không chỉ cần một giải pháp phần mềm tối ưu, mà còn cần một người lãnh đạo có tầm nhìn, biết dẫn dắt bằng chiến lược rõ ràng và truyền cảm hứng bằng sự chân thành.

Tại Kính Mắt Anna, anh Tuân Phạm, Tổng giám đốc, chính là người đã đặt nền móng cho sự thay đổi này. Kính mắt Anna đã có một cách tiếp cận chuyển đổi số rất hiện đại. Đó là việc tạo ra văn hóa và cơ chế khuyến khích để nhân viên là nhân tố làm chủ, tham gia và tạo ra sự thay đổi trong quá trình chuyển đổi số. Chính cách tiếp cận này là yếu tố quyết định giúp cho quá trình triển khai hệ thống không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn được đón nhận với tinh thần tích cực từ đội ngũ nội bộ.

Đặc biệt hơn, hành trình chuyển đổi số như Anna đã được rút ngắn thời gian nhờ sự đồng hành đúng lúc của đối tác triển khai công nghệ am hiểu ngành bán lẻ để cùng đi vào tận lõi bài toán quản trị và vận hành.

A1 Consulting là đối tác Vàng duy nhất của Odoo tại Việt Nam, chuyên tư vấn và triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp bán lẻ, sản xuất và thương mại. Với đội ngũ chuyên gia am hiểu cả công nghệ và nghiệp vụ, A1 Consulting sẵn sàng đồng hành từ chiến lược đến vận hành, giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả và bền vững.

Website: www.a1consulting.vn

Email: vn@a1consulting.asia

Hotline: (+84) 24 6662 3806

Ánh Dương